Encomenda retida na alfândega: o que fazer passo a passo

Sumário

1. Causas comuns de retenção
2. Documentos necessários
3. Procedimento passo a passo
4. Custos e tributos
5. Prazos e recursos
6. Perguntas frequentes
7. Modelos prontos

Causas comuns de retenção

Uma encomenda pode ser retida por diversos motivos. Identificar a causa é o primeiro passo para resolver rapidamente:

• Documentação incompleta: falta de nota fiscal, dados do remetente ou peso divergente.
• Valor declarado incorreto: subfaturamento conhecido por disparar inspeções.
• Produtos proibidos ou controlados: medicamentos sem receita, baterias sem declaração, produtos com restrições de importação.
• Sazonalidade e fiscalização aleatória: campanhas de fiscalização em determinados tipos de mercadorias.
• Suspeita de fraude: embalagens adulteradas ou divergência entre o conteúdo e a descrição.

Documentos necessários

Os documentos variam conforme a natureza da mercadoria, mas em geral você precisará de:

• Documento de identificação (CPF ou CNPJ do destinatário).
• Nota fiscal ou fatura comercial (invoice).
• Comprovante de pagamento da compra.
• Procuração, quando o despacho for realizado por terceiros.
• Documentos adicionais para produtos controlados (ex.: Anvisa, Inmetro, MAPA).

Procedimento passo a passo

Abaixo um fluxo objetivo: siga os passos na ordem e não pule etapas.

1. Leia a notificação: verifique código da Receita Federal, número do processo e os itens apontados.
2. Contate o operador logístico (transportadora): peça o lançamento do despacho e solicite a lista de pendências por escrito.
3. Reúna os documentos: tenha tudo digitalizado em PDF com boa legibilidade.
4. Apresente os documentos: via portal da transportadora, e‑mail oficial ou presencialmente na unidade aduaneira quando solicitado.
5. Pague taxas e tributos: gere o DARF ou guia determinada pela transportadora; guarde recibos.
6. Acompanhe o processo: solicite protocolo e número de acompanhamento; anote prazos e responsáveis.

Custos e tributos

Os custos mais comuns relacionados à liberação são:

• Imposto de importação: varia conforme a natureza e o valor declarado.
• IPI, ICMS e PIS/COFINS: podem incidir dependendo do estado e da mercadoria.
• Taxa de armazenamento: cobrada pela transportadora se a mercadoria permanecer em armazém por muito tempo.
• Despesas de despacho aduaneiro: quando há contratação de despachante ou serviço especializado.

Prazos e recursos

Os prazos variam bastante. Fiscalizações podem levar de dias a semanas. Se a mercadoria for apreendida, existem recursos administrativos que dependem de análise documental e, eventualmente, de processo judicial.

Recomendações:

• Aja rapidamente para reduzir custos de armazenagem.
• Documente todas as comunicações (e-mails, protocolos, números de atendimento).
• Considere contratar um despachante aduaneiro quando houver complexidade técnica.

Modelos prontos (exemplo de e-mail para remetente)

Assunto: Encomenda retida - necessidade de documentos

Olá [Nome do remetente],

Minha encomenda com código [Rastreamento] está retida na alfândega por falta de documentação. Favor enviar a nota fiscal/fatura comercial detalhada e o comprovante de pagamento em anexo para que eu possa apresentar às autoridades competentes.

Aguardo retorno com urgência.

Atenciosamente,
[Seu nome]

Conclusão

Resolver uma retenção na alfândega exige método. Com documentos corretos, comunicação organizada e ações rápidas você reduz custos e tempo de espera. Este guia oferece os passos essenciais para aumentar as chances de liberação sem surpresas.